5 Gründe gegen Bilder in E-Mail Signaturen

Wann ist eine Signatur sinnvoll?

Eine Signatur wird automatisch in jede E-Mail eingefügt, die du schreiben möchtest. Sie schließt eine Nachricht ab und enthält normalerweise Informationen, die man nicht jedes Mal aufs neue unter einen Text schreiben möchte. Das wäre zum Beispiel „Mit freundlichen Grüßen“ oder dein Name.

Es macht auch Sinn, Kontaktdaten mit einzubinden, so dass die Website, die Telefonnummer oder der Standort sofort abgerufen werden kann. Auf dem Smartphone ist es dadurch möglich, schneller auf eine Telefonnummer zu klicken.

Aber welche Schwierigkeiten gibt es, wenn man zum Beispiel ein Logo einbinden möchte? Ich habe fünf Punkte zusammengefasst.

1. Deine E-Mail wird unnötig groß

Wozu die E-Mail zusätzlich mit einem Bild belasten?

• Sie verbraucht dadurch mehr Speicherplatz auf deinem E-Mail Server.
• Viele haben noch einen Anbieter, der nur wenig freien Cloudspeicher zu Verfügung stellt.
• Es verursacht das ständige Sortieren und Löschen von E-Mails.
• Wichtige Nachrichten müssen womöglich entfernt werden, da sie zu viel Speicherplatz verbrauchen.

Ich habe schon E-Mails erhalten, die nach paar Mal hin und her schreiben 12MB groß wurden. Und das nur durch ein Bild in der Signatur!

Wären die Mails als reine Textnachrichten verschickt worden, hätten wir grob geschätzt 80 mal mehr Nachrichten schreiben können!

Selbst kleine Firmenlogos führen bei der heutigen E-Mail-Flut schnell zu Speicherproblemen.

2. Es erschwert das Öffnen von E-Mails von unterwegs

Nicht jeder besitzt auf seinem Smartphone eine LTE Highspeed Internetverbindung mit endlos Traffic. Auch wenn die Leitungen Zuhause immer schneller werden, so sind die Flatrates für Handys oft noch begrenzt. Und ist die Geschwindigkeit erstmal gedrosselt, dauert es schon lange eine normale Textmail zu öffnen.

E-Mails mit Bildern sind größer und brauchen länger zum laden. Und nicht nur das Öffnen kann dauern, es ist auch frustrierend, wenn deshalb die Internetgeschwindigkeit schneller heruntergefahren wird.

3. Das Bild in der Signatur ist nicht groß genug für hochauflösende Displays

Wenn man ein Bild in die Signatur einbinden möchte, sollte die Dateigröße gering gehalten werden. Deshalb speichert man es kleiner ab, als es von manchen Bildschirmen eventuell angefordert wird. Dadurch kann das Bild unscharf aussehen, was sich auch unprofessionell auf die Nachricht und dementsprechend auf dein Unternehmen auswirken kann.

4. Viele Programme laden das Bild erst gar nicht

Dadurch kommt der gewollte Effekt auch nicht zustande. Vor allem Outlook hat Probleme damit und es kann vorkommen, dass ein Bild in der Signatur überhaupt nicht, oder nur als Anhang einer E-Mail, angezeigt wird.

5. Die E-Mail sollte nicht im Spam-Ordner landen

Bindet man ein Bild in die Signatur mit ein, wird die E-Mail nicht mehr als reine Textnachricht, sondern in einem HTML-Format verschickt. Das kann dazu führen, dass deine Nachricht von bestimmten Mailprogrammen gefiltert wird, da auch viele Spam-Mails ein solches Format nutzen. Der Empfänger kann die E-Mail deshalb leichter übersehen!

Wie kann ich sicher gehen, dass meine Nachricht ankommt?

Der einfachste Weg ist, die E-Mail als „reinen“ Text zu verfassen. Text-Mails haben ein Format, das ohne Probleme von E-Mail Clients geöffnet werden kann.

Wann sollte man eine E-Mail im HTML-Format verschicken?

Wenn du zum Beispiel einen Newsletter verschickst, hast du die Möglichkeit deine Nachricht ansprechend zu gestalten. Dabei können auch Bilder eingebettet werden.

Wie du einen Newsletter erstellen kannst, habe ich hier für dich zusammengefasst: Responsive HTML Email Newsletter erstellen. Der einfache Weg!

Eine Signatur ist kein Word Dokument und auch keine Website!

Man sollte sie also auch nicht vollpacken bis oben hin.

Warum ist es wohl oft nicht sofort ersichtlich, wie man in einem E-Mailprogramm ein Bild in die Signatur einfügt? Weil zu viele Argumente dagegen sprechen!