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11 Produktivität Tipps für kreative Designer, Freelancer & Entwickler

Falls du dich ab und zu fragst, wie du eigentlich mehr auf die Reihe kriegen kannst oder warum andere um dich rum gefühlt immer mehr abarbeiten können, dann habe ich heute ein paar wirkliche Goldstücke für dich. Mit diesen Ratschlägen gewinnst du nicht nur viel Zeit (und damit auch Geld), sondern kannst gleichzeitig auch anfangen viel zufriedener auf deinen Tag zurückzuschauen.

Bei allen Punkten heute handelt es sich meiner Meinung nach um die Grundlagen. Sie sollten also zu einem absoluten Standard werden, wenn du produktiv arbeiten willst.

Deshalb hoffe ich, dass viele der Punkte nichts Neues für dich sind, weil es wirklich die Basis für alles ist, was du dir überhaupt an einem Tag vornimmst. Wenn also nichts davon heute zutrifft, dann hast du es verstanden und bist auf dem richtigen Weg, um überhaupt Gas zu geben.

Falls du dich aber doch bei dem ein oder anderen Punkt erwischst, dann ist das heute offiziell die Erinnerung und die Möglichkeit, das zu ändern.

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01. Die Benennung von Dateien und Dokumenten vereinheitlichen

Welche Vorteile hat es, wenn du deine Layouts oder Dateien immer wieder nach dem gleichen Prinzip benennst? Richtig, du brauchst weniger Zeit um sie zu finden und brauchst auch nicht lange um darüber nachzudenken, wie du sie überhaupt benennen sollst.

Und dabei geht es nicht nur um Datei-Namen. Das solltest du genauso auch bei Ebenen in deinem Design Programm einführen, oder bei z.B. Symbolen in Sketch. Zudem ist es gut, wenn man auch ein Standard bei der Projektordner Struktur entwickelt.

Sich in diesen ganzen Bereichen eine Regel zu überlegen und diese auch als Gewohnheit mit einzuführen, bringt dich definitiv schneller ans Ziel. Du musst einfach weniger darüber nachdenken und der Bonus Punkt ist, wenn du diese Beschreibungen auch noch mit deinem Team abstimmst und alle die gleiche Vorgehensweise verwenden, dann entwickelt ihr einen Prozess, bei dem ihr viel, viel schneller voran kommt. Das muss nicht alles auf einmal sein. Such dir ein Part raus und gehe Stück für Stück an die Sache ran.

Bonus für alle, die einen Premium-Zugang haben:
In diesem Beitrag zeige ich dir, warum Dateibenennungen in Kombination mit der Spotlight-Suche auf dem Mac so wahnsinnig zeitsparend sind.

02. Lerne Shortcuts in allen Programmen, die du täglich nutzt

Tastatur-Kurzbefehle sparen dir im ersten Moment nur Sekunden, sind aber in der Summe um ein vielfaches schneller als die Maus und beschleunigen dir dadurch deine Projektphasen enorm.

Meine Regel:
Sobald ich merke, dass ich einen Schritt immer und immer wieder mache, lege ich mir dafür sofort einen Kurzbefehl an. Wenn es schon standardmäßig einen vorgegeben gibt, schreibe ich ihn mir für eine gewisse Zeit auf ein Post-it an meinen Bildschirm. Meistens braucht es aber nicht lange, da man schnell merkt, wie oft man diese Aktion eigentlich täglich macht.

In diesem Beitrag habe ich dir ein paar Shortcuts zusammengefasst, die ich häufig in dem Layout Programm Sketch nutze. Außerdem erkläre ich dir, warum du als Designer überhaupt Routinen für Shortcuts entwickeln solltest.

03. Schalte ALLE deine Geräte auf den „nicht stören” Modus

Die ganz Harten legen sogar den Flugmodus ein. Aber ganz so extrem muss es nicht sein. Du willst in Projektphasen ja trotzdem noch erreichbar sein, nur eben von den richtigen Leuten.

Beispiel: Wenn dir jemand schreibt, ob du morgen Zeit zum Essen hast, dann reißt dich das einfach direkt gedanklich aus deiner produktiven Phase raus. Auch wenn die Nachricht noch so irrelevant ist. Allein wenn der Bildschirm von deinem Smartphone angeht, bewegt sich sofort dein Blick dorthin. Es lenkt dich einfach ab und ist auch nur selten wirklich wichtig.

Für alles, was wichtig ist, rufen Menschen an. Und die Personen, die durchkommen sollen, kannst du immer noch als Favorit (VIP) anlegen. Das heisst, wenn der „nicht stören” Modus aktiv ist, klingelt es trotzdem bei dir.

Bei mir geht er automatisch jeden Tag von 6:30 bis 17:00 Uhr an. Und wenn ich mittags mal eine Pause mache, kann ich immer noch Leuten auf Nachrichten antworten. Warum sollte das immer sofort und direkt sein?

Ach und bevor ich es vergesse: Diese Funktion gilt natürlich auch für deinen Mac.

04. Schalte ALLE Benachrichtigungen von sozialen Netzwerken AUS!

Sobald dich Instagram, Facebook etc benachrichtigt, dass es etwas Neues gibt, wollen sie im Prinzip nur eins: Deine Aufmerksamkeit. Und das für so lange wie nur möglich. Und sobald du darauf eingehst, nur weil du gerade siehst, dass dir irgendjemand eine Nachricht geschickt hat, bist du in ihren Bann gezogen und du verbringst doch sofort mehr Zeit auf der Plattform, als du eigentlich wolltest.

Diese Benachrichtigungen sind wirklich der Produktivitäts-Killer schlechthin, weil du dadurch einfach ständig abgelenkt wirst. Und auch so sehe ich keinerlei Vorteile darin. Du würdest diese Apps so oder so irgendwann am Tag öffnen, wenn du eben gerade Zeit und Lust hast. Warum sollen sie dich immer wieder daran erinnern?

Wenn es um Produktivität geht, sollte man eigentlich alle diese Apps sowieso erst gar nicht installieren. Aber das ist natürlich für viele nicht die Lösung und deshalb ist mein Ratschlag: verwende sie, aber lass dir von ihnen nicht deinen Tag bestimmen. Du dominierst deine Zeit und solltest selbst bestimmen, was wie viel Aufmerksamkeit von dir bekommt.

05. Richte dir feste Zeiten ein, in denen du E-Mails beantwortest

Diese Empfehlung geht an alle, die im kreativen Bereich arbeiten und deren Hauptaufgabe eigentlich nicht das Schreiben von E-Mails ist. Unser Fokus als Designer sollte besser auf anderen Aufgaben liegen. Und deshalb versuche ich ganz besonders bei E-Mails, mir von diesen Nachrichten nicht den Tag bestimmen zu lassen.

Soll heissen, ich habe in Projektphasen zwei feste Zeiten am Tag, an denen ich für ca. eine halbe Stunde E-Mails beantworte und verschicke. Für gewöhnlich ist das morgens gegen 9:30 Uhr und mittags ab 15:00 Uhr irgendwann. Ansonsten schließe ich das Programm komplett. Und auch auf dem Smartphone kommen keine Mails durch.

Gerade morgens kann ich dir nur wärmstens empfehlen, nicht als erstes das E-Mail Programm zu öffnen und erstmal Nachrichten „abzuarbeiten”.

Für viele ist das vom Gefühl her vielleicht das Richtige. Aber was jede einzelne Mail mit ihrem Inhalt macht, ist, dir Probleme vom Vortag wieder hervorzuholen oder neue Probleme aufzutischen. Das heisst, dich beschäftigen erstmal wieder andere Dinge, bevor du überhaupt mit deinem Projekt produktiv sein konntest.

Morgens, nach dem Aufstehen, bist du frisch aufgeladen und voller neuer Energie. Nutze diese also bewusst für Aufgaben, die auch einen frischen Kopf brauchen.

Des weiteren solltest du auch überlegen, ob es sich für eure Projektkommunikation im Team sowieso nicht eher lohnt, von Mails auf Slack umzusteigen. Wir haben das gemacht und wir sind von Beginn an begeistert. E-Mails gehören sozusagen ja auch einfach schon zur Steinzeit des Internets.

Artikel Empfehlung:
Design Layouts nicht über Emails abstimmen – Die richtige Kommunikation im Team und mit dem Kunden.

06. Baue dir Templates für Aufgaben, die immer wieder kommen

Ich habe in meinem Leben schon etliche Web-Layouts gestaltet. Und bestimmte Aufgaben mache ich als Designer dabei immer wieder. Wieso sollte ich dafür jedes mal aufs neue, Dokumente aufbauen und strukturieren?

Auch wenn ich bei Kundenprojekten immer mit einem weißen Artboard anfange, heisst das nicht, dass ich nicht schon Vorlagen bauen könnte, die mir den Einstieg erleichtern.

Allgemein habe ich also eine Sketch Datei (sozusagen eine Projektvorlage), in der schon grundlegende Elemente integriert sind. Beispiel: Text-Styles oder Symbole. Und natürlich ändere ich deren Eigenschaften und Aussehen für jedes Projekt, aber für gewöhnlich baue ich mein Dokument ja immer wieder gleich auf. Das heisst, es gibt letztendlich eine Seite, die die Typografie des Layouts zusammenfasst oder verschiedene Farben. Auch die Benennungen von Symbolen in Sketch möchte ich immer wieder gleich behandeln und deshalb kann ich auch dort schon Vorlagen integrieren. Zum Beispiel für Icons, Button oder Eingabefelder.

Das beschleunigt den Start in ein neues Projekt extrem. Und du baust dir dadurch sozusagen deine eigene Library auf.

07. Plane deinen Tag im Voraus und schreibe dir Aufgaben auf

Der Klassiker eines produktiven Tages und definitiv würdig, eine eigene Gewohnheit daraus zu entwickeln. Meistens schreibe ich mir sogar schon beim Feierabend am Vortag die Aufgaben auf, die ich am nächsten Tag erledigen möchte. Somit bekommst du eine Übersicht, was überhaupt zu tun ist und wann du dir was wie einteilen könntest.

Versuche bei diesen Aufgaben-Listen nicht zu übertreiben, aber verwende gerne mit Absicht ein oder zwei Punkte mehr. Das treibt dich an und du fühlst dich noch besser, sobald du diese zusätzlich geschafft hast.

Schreibe sie am besten so auf, dass du sie gut abhaken oder durchstreichen kannst. Es tut einfach gut, etwas fertig zu haben oder auch zu sehen, dass eine Liste schrumpft.

Zudem gibt es noch viele andere „Hacks”, die du in so einer ToDo-Liste integrieren kannst. Google einfach mal „Bullet Journal” oder „Pomodoro Technik”.

Viele dieser Produktivitäts-Tipps heute eignen sich bestens, um direkt eine Gewohnheit daraus zu machen. Du führst solche Schritte also automatisch aus, ohne lange darüber nachzudenken oder dich daran erinnern zu müssen. Wie du Gewohnheiten aufbaust und warum sie für dich im kreativen Bereich so wertvoll sind, habe ich in diesem Beitrag zusammengefasst.

Außerdem gibt es für alle, die mich auf Patreon unterstützen, noch einen Beitrag zum Thema was du als Designer im Arbeitsalltag vermeiden solltest, um produktiver zu arbeiten.

08. Große Aufgaben in Kleinere unterteilen

Für viele erscheinen einige Aufgaben oft direkt unlösbar oder zu groß. Aber mit der richtigen Vorgehensweise kannst du jedes Ziel erreichen.

Mein Tipp um produktiv an große Aufgaben ranzugehen, ist, diese ganz einfach in kleinere Häppchen zu unterteilen. Du hast zum Beispiel eine aufwendige App, für die du ein Layout anlegen sollst.

Diese große Aufgabe, sich ein komplettes Design zu überlegen und zu gestalten, wird dann plötzlich zu mehreren kleinen Aufgaben, die viel leichter abzuhaken sind. Das heisst, an dem einen Tag machst du die Struktur, an dem anderen Tag die Navigation, dann einen Abschnitt einer Unterseite und so weiter. Zusammen sind es mehrere kleinere Aufgaben, die schneller abzuhaken sind aber trotzdem das große Ganze bilden.

Letztendlich ist es fürs erste oft erstmal nur eine Kopfsache und wenn du richtig denkst, sind auch die meisten großen und unmöglich erscheinenden Aufgaben im Leben definitiv zu meistern. Du darfst dich nur nicht von ihnen fertig machen lassen, sondern musst ganz cool an die Sache rangehen. Gedanken wie „oh Gott, wie soll ich das alles nur noch rechtzeitig schaffen” solltest du komplett streichen und stattdessen lieber direkt überlegen, wie du diese Aufgabe logisch unterteilen und angehen kannst.

Denn merke dir: Jede Aufgabe und jedes Ziel kann mit dem richtigen Einsatz und genügend Ausdauer erreicht werden.

09. Richte deinen Arbeitsplatz so ein, dass du am besten arbeiten kannst

Das ist ein Grund, warum ich es liebe, Zuhause im Home-Office zu arbeiten. Alles um mich herum ist so gestaltet, dass ich mich wohlfühle und der Fokus auch auf dem Wesentlichen liegt.

Wichtig ist aber nicht nur die Einrichtung und dein Arbeitsplatz-Setup. Auch die Kommunikation mit anderen solltest du richtig angehen. Soll heissen, wenn du produktive Arbeitsphasen für den Tag planst, dann informiere auch Mitmenschen in deinem Umkreis darüber. Gebe ihnen beispielsweise ein bestimmtes Zeichen. Sobald du dieses an deinem Arbeitsplatz aufstellst, heisst das, du bist im Tunnel und arbeitest gerade konzentriert an etwas weiter. Und wenn andere trotzdem zu dir kommen, zeige einfach darauf. Irgendwann werden sie es schon kapieren und von selber merken.

10. Arbeite an persönlichen Projekten weiter

Auch wenn du bei persönlichen Nebenprojekten denkst, dass sie dich doch eigentlich erstmal von deinem Kunden-Job abhalten, können sie gleichzeitig auch ein Antrieb sein.

Bei meinem eigenen Projekt CYLVAN habe ich gerade in der Layout-Phase immer wieder verspürt, unbedingt daran weiter arbeiten zu wollen. Dafür musste ich aber zuerst die Aufgaben für meine Kunden erledigen.

Dieses Projekt hat mich also nicht nur auf gute neue Ideen gebracht und dabei geholfen, weiterhin kreativ zu sein, es hat mich gleichzeitig auch nach vorne gepusht.

11. Zeitmanagement – nutze die Vorteile deine Aufgaben und Stunden zu tracken

Sobald bei einem Zeiterfassungs-Programm der Timer läuft, ist es als wenn einer die ganze Zeit mit der Kamera auf dich zeigt. Und das kann für manche natürlich stressig sein. Aber das sollte es nicht.

Auch wenn ich meine Arbeit als Designer nicht gerne nach Stunden abrechne, bin ich trotzdem ein Fan davon, Projekte zu verfolgen oder zu schauen, wie lange ich für welche Aufgaben gebraucht habe. Und nicht nur nach einem Projekt, auch nach einem Monat oder nach einem halben Jahr. Nachweislich zu sehen, was bei dir am Tag am meisten Zeit frisst und wo du überhaupt deinen Arbeitsalltag optimieren kannst, ist super wertvoll, wenn es um Produktivität geht.

Ich nutze Timely um meine Zeit im Überblick zu behalten. Dort gibts sogar eine Funktion, die das selber macht und nebenher aufschreibt.

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