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Design Layouts nicht über Emails abstimmen

Wie kommunizierst du fertige Layouts im Team oder mit dem Kunden? Sendest du oder der Projektmanager Updates und Aktualisierungen immer per Mail?

Das ist oft der erste nachvollziehbare Weg, an den die meisten denken. Er bringt jedoch auch schnell einige Probleme mit sich.

In diesem Artikel geht es um 5 große Schwierigkeiten, die passieren, wenn deine Layout nicht richtig geöffnet, präsentiert und betrachtet wird.

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Die richtige Kommunikation um Layouts im Team und mit dem Kunden abzustimmen

Ich arbeite gerade als Design Freelancer an einem größeren Projekt, bei dem viele unterschiedliche Parteien mitwirken. Und wie so oft, läuft die Haupt-Kommunikation über E-Mails.

Wenn ich persönlich in einem neuen Umfeld arbeite, gehe ich immer erstmal auf die Mitarbeiter zu und passe mich ihren Gewohnheiten und Abläufen an. Das heißt, ich nutze auch Programme, mit denen sie bisher arbeiten.

Um das Team und den Kunden auf dem Laufenden zu halten, mussten wir deshalb anfangs ganz klassisch unsere Layouts als Email Anhang zur Abstimmung schicken. Diese hatten wir als einzelne Bilder oder in PDF Dokumenten zusammengefasst.

Wie ich dir später noch erzähle, haben wir es geschafft, diesen Prozess zu verändern und das ganze Team erfolgreich auf ein neues Werkzeug umzustellen.

Das ging aber nicht einfach nur so. Wir mussten die Vorteile logisch und verständlich erklären und dafür durfte ich auch erstmal die Probleme hinterfragen.

Da diese grundlegend für alle Designer gelten, möchte ich sie auch dir kurz zusammenfassen:

Gefahren, die entstehen, wenn Layouts und Designentscheidungen über E-Mails abgestimmt werden

Die folgenden Punkte sind bei mir alle schon vorgekommen und betreffen Kollegen und Mitarbeiter aus deinem Team, sowie Kunden und mögliche weitere Empfänger, die beim E-Mail-Verkehr in CC gesetzt werden.

Geh davon aus, dass dein Layout nicht in der richtigen Auflösung gezeigt wird

Ein Web oder Interface Design kann schnell mal ziemlich lang werden. Womöglich exportierst du es sogar noch doppelt so groß, damit es auch auf hochauflösenden Displays gut aussieht.

Sieht der Empfänger das Design letztendlich dann in 100% oder womöglich nur in 75%, da sein Programm die Vorschau automatisch verkleinert? Und bemängelt er deshalb vielleicht, dass ihm ein Button zu klein ist oder eine Schrift und Texte nicht gut lesbar sind?

Layouts werden nicht in ihrem realen Umfeld bewertet

Viele schauen sich angehängte Bilddateien direkt im Email-Programm an oder öffnen es separat mit einer anderen Software.

Wenn das Design aber zum Beispiel eine Tablet-Variante darstellt, wirkt es letztendlich nochmal ganz anders, wenn auch der richtige „Rahmen“ des Endgeräts außen herum ist und nicht irgendwelche anderen Elemente aus dem Betriebssystem das Auge ablenken.

Zusätzliches Problem: Beurteilt jemand das Design auf seinem Desktop Computer, hat dieser einen anderen Viewport (Ausschnitt den ein User tatsächlich sieht) als zum Beispiel das Tablet, für das das Layout eigentlich angelegt wurde.

Unnötige Zeit und Speicherplatz Verschwendung

Layouts, die als Emailanhang geschickt werden, nehmen schnell an Dateigröße zu. Das verlängert das Senden und Empfangen und verschwendet unnötig Zeit und Speicherplatz.

Der Empfänger sieht nicht das, was du gerade siehst (ganz wichtig!)

Werden unterschiedliche Layouts in einem PDF zusammengefasst und übermittelt, sieht der Empfänger womöglich nicht das, was du gerade siehst. Du beschreibst ihm also zum Beispiel ein Element, das er schon gar nicht mehr vor sich hat, da er in seiner Eile schon zwei Seiten weiter ist.

Diese Kontrolle während einer Präsentation aus der Hand zu geben, ist fatal. Wie du deine Designentscheidungen aufbaust und erklärst, ist enorm wichtig zu dem, was andere gleichzeitig sehen.

Deshalb arbeite ich gerne mit dem „Live-Share“ Werkzeug, das InVision anbietet. Dieses ermöglicht mir, Layouts im Browser anzuschauen, jemanden dazu einzuladen und trotzdem die Kontrolle zu behalten. Das heißt andere, die dieser Live-Übertragung beitreten, sehen das was ich sehe und auch meinen Mauszeiger und mein Scrollverhalten. Möchten sie selbst auf etwas hinweisen, kann jeder live und in Farbe Bereiche markieren oder mit seinem „Pointer“ darauf zeigen.

Zusätzlich kann auch die Stimme wie bei einem Skype-Call über das Internet übertragen werden.

Bezeichnungen von Dateien sind oft nicht nachvollziehbar und logisch

Für Dateien, die über Email kommuniziert werden müssen, muss man sich auch immer eine logische Bezeichnung überlegen. Und Benennungen wie zum Beispiel Variante1, v02, _final oder _final02 sind absolut nicht einleuchtend. Und ich weiß, dass viele Designer mit diesen Benennungen Schwierigkeiten haben.

Baust du das Ganze aber in einem Prototypen auf, gibt es dazu einen festen Link, der geteilt werden kann und sich auch nie verändert. Welche Dateien du also im Hintergrund umbenennst oder ersetzt, bekommt der Betrachter gar nicht mit. Und somit gehören Erklärungen wie „das war glaube ich in der Datei v02_final“ der Vergangenheit an. Du schickst eine Email mit dem Betreff „Layout Update“ und fügst den Link ein. Das wars. Dafür muss sich der Empfänger auch nirgends anmelden oder ein Konto erstellen.

Es gibt bestimmt noch einige Probleme mehr, aber das sind erstmal die, die mir sofort eingefallen sind.

Das Team an Bord holen und mit Prototyping vertraut machen

Mit diesen Gründen haben wir es (zum Glück) vollständig geschafft, das ganze Team sowie den Kunden auf InVision umzustellen. Sogar Diskussionen, Fragen und Kommentare von den Entwicklern werden ab jetzt direkt im Layout kommuniziert, von uns beantwortet und bei Fertigstellung als erledigt markiert. Ich möchte gar nicht wissen, wie viel Zeit und Email Nervenverkehr wir uns dadurch schon gespart haben.

Solche neuen Design- und Arbeitsprozesse in ein schon bestehendes Team zu bringen, ist nicht einfach, da das bestimmte Gewohnheiten bei allen Beteiligten verändert. Womöglich müssen sie sich auch erstmal irgendwo neu anmelden, was eine zusätzliche Hürde sein kann.

Deshalb solltest du von Anfang an darauf achten, diesen Schritt gut vorzubereiten und die Vorteile auch wirklich griffbereit zu haben. Diese müssen schon bei der ersten Vorstellung sitzen und so präsentiert werden, dass anschließend alle freudig in die Hände klatschen und mit nichts anderem arbeiten wollen.

Versuch nicht das ganze wie eine Bombe einkrachen zu lassen. "So arbeite ich und das ist der beste Weg", kommt meistens nicht gut an. Der erste professionelle Schritt von deiner Seite aus sollte immer zuerst die Anpassung sein.

Wenn du aber alles gut Vorbereitest und anschließend alle Vorteile und Auswirkungen geklärt werden, sollte es kein Problem sein.

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