Business Design Podcast

Kurzfristige Projektanfragen: Was tun, wie vermeiden und warum davon profitieren

Es geht um deinen Arbeitsprozess, warum der Kunde ihn respektieren sollte, warum du einen höheren Preis verlangen musst und wie du Projekte vorausplanst.


Bei dir kommen bestimmt auch immer mal wieder kurzfristige Projektanfragen rein, die leider dann doch eine sehr knappe Deadline haben oder schnell abgearbeitet werden müssen. Warum ist das so?
Eine Frage, die mich auch häufig von anderen Designern erreicht und wirklich auch ein Problem ist, das mir schon öfters in meinem Arbeitsalltag passiert ist. Was also tun? Was kannst du machen, wenn der Kunde immer wieder kurz vor knapp zu dir kommt?

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Wer bestimmt eigentlich, wie viel Zeit ein Projekt braucht?

Großartige Ergebnisse brauchen auch ihre Zeit.

Warum geht ein Kunde, der kurzfristige Projektanfragen verschickt, also davon aus, dass diese Zeit reicht, um ein großartiges Ergebnis zu liefern? Vermutlich, weil wir doch immer wieder darauf reinfallen und solche Projekte annehmen und alles dafür tun, dass es irgendwie möglich gemacht wird. Soll heissen, wir trainieren ihn ein Stück weit dazu und bringen uns selbst in so eine Lage. Aber das muss nicht sein. Wir müssen von Anfang an bessere Bedingungen kommunizieren.

Ok, nehmen wir aber mal an, er hat noch keine Erfahrungen mit Designern gemacht und weiß nicht, wie lange sein Projekt brauchen könnte. Gerade dann, gehe ich doch früh auf Designer zu und fang an, sie direkt mit einzuplanen, oder?

Wenn trotzdem so viele Projekte immer so knapp sind, was kann man dann dagegen tun? Mit welchen Methoden kannst du einen straffen Zeitplan verhindern, damit der Kunde daraus lernt?

Ich habe mal ein paar Punkte zusammengefasst, die ich dir zu diesem Thema empfehlen kann. Die Umsetzung liegt natürlich bei dir.

Rush-Fee – einen Zuschlag einsetzen

Eine Methode, die ich häufig verwende, wenn ein Projekt eine sehr knappe Deadline hat, ist, generell ein höheren Preis zu verlangen. In der Regel gehe ich doppelt so hoch ins Rennen.

Das klingt jetzt heftig für dich? Lass mich mal kurz erklären, warum das für einige Kunden kein Problem ist und warum das auch für dich funktionieren kann.

Wenn es bei der kurzfristigen Projektanfrage beispielsweise um ein Produkt geht, dann kommt dieses Produkt mit deiner Hilfe schneller auf den Markt. Und das heisst, dass der Kunde auch schneller damit Geld verdienen kann.

Ihm liegt also was an einer schnelleren Lieferzeit. Und ehrlich gesagt, gibt es viele Branchen, in der eine bessere Lieferzeit auch direkt mehr kostet. Verschiedene Online-Händler zum Beispiel oder aber auch lokale Firmen, die für dich eine Dienstleistung erbringen. Wenn du also schneller deine Visitenkarten gedruckt haben möchtest oder dein Paket direkt am nächsten Tag ankommen soll. So eine Dienstleistung kostet in der Regel mehr. Warum ist das in unserer digitalen Design Branche nicht so?

Häufig sind wir auch zusätzlich schon in Projekte involviert und brauchen gar nicht zwingend noch einen weiteren Job. Trotzdem kommt dann diese Anfrage um die Ecke und du spielst natürlich mit dem Gedanken, diesen Auftrag auch noch zusätzlich anzunehmen. Aber warum? Du hast doch schon genügend zu tun. Natürlich wäre das noch ein netter weiterer Verdienst. Aber das bedeutet für dich auch zusätzlich mehr Stress. Und das führt mich zu meiner zweiten Begründung.

Eine kurzfristige Projektanfrage verursacht meistens mehr Stress. Was entschädigt dich also dafür? In der Regel ist es einfach mehr Geld. Der einzige Magnet aus meiner Sicht, warum wir uns überhaupt in solche kurzfristigen Projektanfragen stürzen.

Eine weitere und sehr sinnvolle Begründung, warum eine schnellere Lieferzeit auch direkt mehr kostet, ist, da du die Anfrage alleine nicht stemmen kannst. Das heisst, du brauchst für einen Auftrag mindestens drei Wochen. Sie wollen es aber in der Hälfte der Zeit haben. Deshalb musst du auch deine Arbeit aufteilen und andere Freelancer bezahlen, die dir dabei helfen. Diese zusätzlichen Kosten sind ein perfektes Argument dafür, warum das Projekt dadurch teurer wird.

Für manche Kunden ist das in Ordnung, andere wiederum lernen daraus und kommen das nächste mal früher. Aber die Regel sollte sein, dass eine schnellere Lieferzeit auch mehr kostet.

Der Kunde muss deinen Arbeitsprozess respektieren

Wenn jemand zu dir kommt und dich für sein Projekt haben möchte, dann ist er auch an deinen Ergebnissen interessiert. Das heisst, er findet das gut, was bisher durch deine Arbeit entstanden ist und möchte auch solche Ergebnisse erzielen. Ein wichtiger Punkte, den wir nicht vergessen dürfen. Und deshalb ist es auch so wichtig, dass der Kunde auf dich zukommt und nicht anders herum. Denn dann bist du in der Lage, Forderungen zu stellen.

Er möchte dein Ergebnis und das ist nur möglich, wenn nach deinen Spielregeln gespielt wird. Nur du weißt, wie lange du für etwas brauchst und welche Schritte in deinem Arbeits-Prozess dafür nötig sind. Und wenn der Kunde das nicht respektiert oder erkennt, gehört er zur Kategorie Problem-Kunden und sollte deshalb auch vermieden werden.

Der ideale Kunde weiß aber auch schon von Beginn an, dass großartige Ergebnisse eben Zeit brauchen. Er ist an profitablen Ergebnissen interessiert, die seine Ziele auch erreichen. Deshalb sollte er nicht kurz vor Deadline zu dir kommen.

Und wenn du besorgt bist, dass er womöglich zu einem anderen Designer geht, wenn du ihm nicht sofort zusagst, dann akzeptiere einfach, dass das nicht die Kunden sind, mit denen du arbeiten willst.

Deine Arbeit folgt einem erfolgsversprechenden Prozess, den du einhalten musst. Und sie wollen ja offensichtlich dieses Ergebnis, weil deswegen fragen sie dich ja auch an. Sie wollen es nur eben nicht nach deinen Regeln und das sind nicht die Kunden, die du willst.

Die richtigen Kunden kommen zu dir, weil dein Prozess funktioniert und weil du ihnen liefern kannst, was sie brauchen. Sie wollen dein Ergebnis und das setzt deinen Arbeitsprozess voraus und dieser beinhaltet die Timeline.

Projekte mit Absicht vorausplanen

Der nächste Ratschlag, den ich dir geben kann, ist, Projektanfragen, die neu reinkommen, mit Absicht vorauszuplanen.

Das heisst, du bekommst eine neue Anfrage für nächste Woche, du planst das Projekt aber für nächsten Monat.

Was dadurch passiert, ist, du kommst nicht in Schwierigkeiten unter Druck etwas fertigstellen zu müssen. Und das wirkt sich natürlich auch auf das Ergebnis aus. Zudem ist genügend Zeit, um die rechtlichen Dinge, sowie das Material und die Inhalte für das Layout zu beschaffen (das üblicherweise auch seine Zeit braucht).

Zudem vermittelst du dem Kunden gleichzeitig, dass du gut gefragt bist. Und das ist wichtig.

Und überhaupt ist es auch einfach für dich selbst gut, da du dein Quartal dadurch gut planen kannst.

Und das läuft in vielen Geschäftsbereichen so. Wenn du beispielsweise dein Auto oder Fahrrad reparieren lässt und fragst, wie lange es wohl dauert, respektierst du die Antwort doch auch, oder? Du kennst dich für gewöhnlich nicht mit der Arbeit aus (sonst hättest du es ja auch selber gemacht), sondern gehst zu einem Experten. Du weißt also nicht wie aufwendig die Reparatur ist und wie viele andere Kunden noch vor dir sind.

Und wenn es unbedingt schneller gehen muss, dann hat das wohl auch einen Grund und somit tritt Regel Eins in kraft. Schnellere Lieferzeit = mehr Geld.

Zusammenfassung welche Schritte du tun kannst

  • Eine schnellere Lieferzeit kostet auch mehr Geld.
  • Nach einem Projekt deutlich machen, dass sie nächstes Mal früher kommen müssen.
  • Projektanfragen direkt absagen, die deinen Arbeitsprozess nicht respektieren (stark bleiben!).
  • Deine Arbeit folgt einem erfolgsversprechenden Prozess, den du einhalten musst.
  • Projekte vorausplanen um zu vermitteln, dass du gefragt bist und um gleichzeitig nicht unter Druck arbeiten zu müssen.

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