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Slack statt E-Mail einsetzen (Projektkommunikation)

Heute möchte ich dir kurz erklären, warum ich bei der Projekt-Kommunikation von E-Mails auf Slack umgestiegen bin und wie es überhaupt dazu kam.

Gerade in der Anfangsphase sind mir direkt ein paar Vorteile aufgefallen, auf die ich heute ein bisschen eingehen möchte. Und wie du weißt, geht es in unserem Beruf ständig darum, Abläufe zu optimieren und zu verbessern und vielleicht hilft dir deshalb diese kurze Zusammenfassung, auch dein Team von einem Wechsel zu überzeugen.

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Prozesse optimieren und Schwachstellen finden

Um die Einleitung zu diesem Thema ein bisschen leichter zu machen, muss ich dir kurz mal erklären, wie ich momentan überhaupt arbeite und Projekte handhabe. Ich habe zum einen die Aufträge, die ich über meine Website hier generiere und neue Projekte, die ich aus vergangen selbstständigen Aufträgen empfohlen bekomme. Zusätzlich helfe ich auch Matthias Hamann und seinem Team, wenn bei ihm gute Projekte anstehen und ich dort sozusagen als Freelancer dazugeholt werde. Ich arbeite jetzt auch schon seit 2016 mit ihm zusammen und Anfang des Jahres hat er mich gebeten, einige Projekte von ihm dieses Jahr mehr selbstständig zu betreuen, so dass er sich auf andere Dinge fokussieren kann und ich ihn in der Hinsicht ein bisschen mehr entlaste.

Das heisst ich arbeite momentan auch mit anderen Designern und Entwicklern zusammen und soll einfach Aufträge ein bisschen mehr selbstständig koordinieren, da er selbst mit anderen Projekten beschäftigt ist.

Natürlich halte ich dann auch regelmäßig Rücksprache mit ihm und gebe mein Bestes, damit die Projekte zu 100 Prozent in seinem Sinne bearbeitet werden und die Erwartungen und Ziele auch erfüllt sind.

Das klappt bisher auch ziemlich gut, aber es gab eine für mich entscheidende Schwachstelle bei diesem Prozess, von der ich dir gerne kurz erzählen möchte.

Warum Slack die bessere (und vor allem zeitgemäßere) Alternative ist

Bisher verlief bei uns die Kommunikation intern mit anderen Projekt-Mitgliedern standardmäßig immer über den E-Mail Verkehr. Das heisst, wenn ich gerade mal mit einem Entwickler zusammenarbeite und mit ihm über ein Projekt spreche, dann gebe ich ihm zum Beispiel Feedback zu einem bestimmten Entwicklungsstand, plane ein Meeting oder versuche allgemein über Probleme oder Anforderungen zu diskutieren. Und das alles verlief bisher über E-Mails.

Auch Matthias wollte bei diesen Gesprächen dann immer in den CC gesetzt werden und eine Kopie von der E-Mail erhalten. Das dient dann eher zur Information oder zur Kenntnisnahme und die Idee dahinter ist, dass er notfalls antworten kann, falls er etwas liest, das vielleicht nicht passt. Das wollte er bisher gerne immer so, aber wirklich entlastet hat ihn das nicht.

Er hat zwar weniger Aufwand und Arbeit was das Projekt-Handling angeht, trotzdem liest er ja die ganze Zeit auch von möglichen Problemen, die wir haben und macht sich dadurch auch automatisch einen Kopf dazu.

Da die Kommunikation über E-Mails sowieso zur Steinzeit des Internets gehört, habe ich versucht, das Ganze mal in eine zeitgemäßere Richtung zu treiben. Ich habe deshalb vorgeschlagen, als ersten Stepp die Kommunikation, die wir innerhalb des Teams führen, über Slack laufen zu lassen.

Slack entstand als Werkzeug, um interne Kommunikation zu vereinfachen und bringt sozusagen alle Mitglieder in deinem Team auf den selben Stand und schafft ein gemeinsames Verständnis des Projekts. Das hilft dir produktiver und weniger gestresst zu arbeiten.

Ein großer Vorteil gegenüber E-Mails ist der Chat-Verlauf, den jeder zu jederzeit einsehen kann. Und das hilft auch Matthias, immer wieder mal in die Nachrichten-Historie reinzuschauen, wenn er denn gerade Zeit findet. Ansonsten kann er das Programm auch einfach geschlossen halten oder Benachrichtigungen für bestimmte Verteiler deaktivieren.

Ich finde, dass mein Postfach jede Woche schon voll genug ist, aber wenn ich bei ihm drauf schaue, hat er hunderte ungelesene Nachrichten. Da hinterher zu kommen oder allein diese Zahl schon zu sehen, verursacht einfach Stress.

Ich habe ihm Anfang des Jahres empfohlen, zum Neustart mal dieses neue Werkzeug auszuprobieren und einfach zu schauen, wie sich das auf sein E-Mail Postfach auswirkt und in wie weit er diese Zahlen reduzieren kann.

Natürlich wäre die optimale Vorgehensweise, auch mit den Kunden über so einen Service wie Slack zu kommunizieren, da es einfach viel mehr Vorteile bietet (siehe Tabelle unten). Aber das ist bei vielen Projekten nicht leicht. Ich habe auch mal eine kleine Umfrage auf meinem Instagram Account gemacht und gefragt, welche Designer oder auch Agenturen Slack einsetzen. Und die meisten kreativen Teams handhaben es auf einem ähnlichen Weg. Sie nutzen es also intern für das Team, aber sobald es um den Kunden geht, werden immer noch häufig E-Mails eingesetzt.

Vorteile von Slack gegenüber E-Mail:

  • Du kannst versendete Texte auch im nachhinein noch mal bearbeiten und ändern (das war bei E-Mails so nie möglich).
  • Über E-Mails ist es nicht einfach, eine gute Projektübersicht zu bekommen.
  • In Slack kannst du verschiedene Channels (Kanäle) erstellen. Denke einfach an Projekt-Gruppen oder Kategorien bei denen nur bestimmte Leute eingeladen sind und sich über Themen unterhalten.
  • Du kannst selbst einstellen, wie du über Nachrichten benachrichtigt werden willst. Einmal täglich, zusammengefasst oder einfach deaktivieren ab einer bestimmten Zeit.
  • Du kannst dich an Aufgaben erinnern lassen.
  • Du kannst Apps installieren und damit Slack mit anderen Diensten wie Trello, InVision oder Dropbox verknüpfen. Damit kann Slack dann als zentrale Anlaufstelle genutzt werden. Super mächtig!
  • Du schreibst auch mal schnell kürzere persönliche Nachrichten, da du dich eher in einem Chat-Umfeld befindest.

Die richtige Kommunikation um Layouts im Team und mit dem Kunden abzustimmen

Im nächsten Beitrag habe ich dir zusammengefasst, warum du Design Layouts nicht über Emails abstimmen solltest und welche Alternativen ich stattdessen dafür nutze.

Zum Artikel →

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